Stosunkami miedzy kwaterodawcą a turystą rządzi Kodeks Cywilny. Zasadą prawa cywilnego, które reguluje zawieranie umów, jest swoboda w ustalaniu ich treści. Dlatego można się umówić z klientem w taki sposób, jaki jest wygodny dla obu stron.

Przy zawieraniu umów ustnych nie ma granicznej wartości, po której umowa ustna przestaje być ważna. Umowa ustna to umowa zawarta ustnie, czyli w formie zwykłej, nie zaś w szczególnej. Jest to umowa, której warunków nie potwierdza żaden dokument, lub też taki dokument (np. rachunek, faktura VAT) stanowi jedynie dowód zobowiązania z umowy wynikającego i potwierdzenie jej zawarcia, lecz nie zawiera wszystkich postanowień umownych. Zaleca się jednak stosowanie formy pisemnej, z tego powodu, ze łatwiej jest wtedy dochodzić swoich roszczeń i w której zawrzemy wszystkie szczegóły dotyczące najmu kwatery i korzystania z niej.

Praktyka pokazuje, że w umowach zarówno zawieranych z klientem osobiście, jak i z klientem zawierającym umowę korespondencyjnie, należy uzgodnić następujące zagadnienia:

1. Prezentacja pokoju

Prezentację pokoju można ograniczyć się do informacji o położeniu lub wielkości pokoju.

2. Określenie możliwości i zakres korzystania z innych pomieszczeń i terenu wokół obiektu

W gospodarstwie jest wiele pomieszczeń i korzystanie z nich powinno być jednoznacznie określone, ponieważ chodzi tu zarówno o bezpieczeństwo gości jak i gospodarzy. Dobrze jest, gdy naszym gościom wskażemy pomieszczenia przeznaczone do ich wyłącznej dyspozycji, pomieszczenia i tereny, do których dostęp jest możliwy pod opieką gospodarza oraz pomieszczenia niedostępne dla gości.

3. Ustalenie ceny i formy oraz zasad płatności

Usługodawcy stosują różne zasady pobierania opłat. Najczęściej stosowane jest pobieranie przez gospodarza należności za cały okres pobytu z góry. Zdarza się, że gość, który uzgodnił cenę w dniu przyjazdu, w trakcie urlopu zmienia zdanie, np. dlatego, że nie dopisała pogoda i ocenia urlop jako nieudany. Pobieranie opłaty z góry nie zwalnia gospodarza z obowiązku zwrotu części wpłaty, jeżeli usługi świadczone były wadliwe, np. brakowało wody lub wystąpiły inne niedogodności. Jeśli umowa zawierana jest z wyprzedzeniem np. gość zamawia pokój na przyszły sezon to wskazane jest związanie zawarcia umowy z zapłatą zadatku. Należy pamiętać, że zadatek przepada na rzecz gospodarza, jeśli gość zrezygnuje z przyjazdu, natomiast powinien zostać zwrócony w podwójnej wysokości jeśli to gospodarz odstąpi od umowy.

Należy odróżnić wpłaty wnoszone przez klientów, ze względu na cel i charakter prawny:

– zadatek, to kwota wpłacana jako zabezpieczenie wykonania umowy; w razie odstąpienia zadatek przepada;

– zaliczka, to suma wpłacana na pokrycie spodziewanych kosztów, które związane są z wykonaniem umowy, a byłyby dla wykonującego nieprzydatne. W razie nie dojścia do skutku umowy, zaliczka podlega rozliczeniu, przyjmujący zaliczkę powinien wyliczyć się z niej, oddając zaliczkodawcy pozostałą sumę;

– pierwsza rata, to po prostu część ceny wpłacana wcześniej.

Nie tyle nazwa, co charakter wpłaty decyduje o tym, czy jest to zadatek, zaliczka czy rata. Należy jednak starać się używać tych określeń w sposób prawidłowy, co może oszczędzić późniejszych sporów.

4. Formy płatności

Zazwyczaj właściciele kwater agroturystycznych ograniczają się do przyjmowania zadatków w formie płatności gotówkowych wpłacanych przez klienta osobiście, ewentualnie przekazów pocztowych lub wpłat na konto bankowe. Inną formą płatności są karty kredytowe stosowane przez cudzoziemców i coraz częściej przez Polaków, jednak niezbędne jest posiadanie odpowiedniego urządzenia oraz umiejętności wystawiania rachunków. Klienci mogą realizować należność czekiem gotówkowym, ale zmusza to gospodarza do wizyty w banku i realizacji czeku.

5. Rezerwacja

Przyjęcie rezerwacji uzależnia się od dokonania wpłaty. Po potwierdzeniu klientowi, że rezerwacja została przyjęta następuje zawarcie umowy. Odwołanie rezerwacji naraża gospodarza na ryzyko strat związanych z niewykorzystaniem miejsca. Dla zrekompensowania tego ryzyka pobierany jest zadatek. Można do umowy wprowadzić tzw. odstępne polegające na tym, że gość musi wpłacić pewną sumę, gdy chce od umowy odstąpić. Jeżeli gość z przyczyn losowych odwołuje przyjazd a wpłacił całą sumę, gospodarz powinien w sposób polubowny obniżyć należność za niewykorzystane świadczenie uwzględniając interes własny.

Zaleca się przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji na piśmie, chyba że chodzi o gościa, który osobiście rezerwuje miejsce, dokonując zarazem odpowiedniej wpłaty.

6. Czas trwania pobytu gościa

Dominują goście określający okres pobytu w tygodniach, ale bywają goście, którzy chcą skorzystać z oferty krótkoterminowej (od jednego do kilku dni). Dlatego do umowy lub regulaminu kwatery wprowadzamy zasadę, że pokój wynajmowany jest na doby, a przedłużenie pobytu powinno być wcześniej zgłoszone i będzie możliwe, jeżeli pokój nie został zarezerwowany przez innego gościa.

7. Kaucje

O przyjmowaniu od gości depozytów pieniężnych na zabezpieczenie roszczeń gospodarzy, związanych ze zniszczeniem kwatery lub jej wyposażenia należy gościa uprzedzić najpóźniej w chwili zawierania umowy. Kaucja podlega zwrotowi w chwili oddawania pomieszczeń w należytym stanie, natomiast może zostać w całości lub części zatrzymana, jeżeli gość dopuścił się zniszczeń. Jej wysokość nie może być wygórowana, ale odpowiadać kosztom usunięcia zniszczeń.

8. Odpowiedzialność za rzeczy osobiste gości i depozyty

Gospodarz musi tak zorganizować wypoczynek, by gość i jego rzeczy były strzeżone przed osobami z zewnątrz i przed pozostałymi gośćmi. Gospodarz ponosi odpowiedzialność, gdy szkoda w mieniu gościa powstała z jego winy lub gdy przyjął rzeczy gościa „ na przechowanie” np. samochód w garażu. Określenie „przyjął na przechowanie” oznacza także sytuacje, w których gospodarz zapewnił gościa, że może bezpiecznie pozostawić rzeczy w określonym miejscu.

9. Regulaminy i zasady panujące w domu

Opracowany regulamin obowiązuje wówczas, gdy gość zapoznał się z jego treścią i wyraził na tę treść zgodę. Sformułowania regulaminu nie muszą być kategoryczne i rozkazujące, można je ująć w sposób grzeczny i życzliwy, niektóre punkty formułując nawet jako propozycje. Regulaminy będą szczególnie użyteczne tam, gdzie goście zmieniają się często, mieszkają krótko, jeden lub kilka dni i nie zawierają umów pisemnych, a jedynie zgłaszają się osobiście.

Mniej sformalizowany charakter mają tzw. zasady domu. Uregulowania te powinny dotyczyć m.in. możliwości przywożenia przez gości zwierząt domowych, warunków wypoczynku z bardzo małymi dziećmi, palenia tytoniu, spożywania alkoholu w pomieszczeniach mieszkalnych lub godzin wydawania posiłków,

Dla Państwa i gości komfortu radziłabym spisać stosowną umowę, w której powinny być określone powyższe zagadnienia, by uniknąć nieporozumień. W razie jakichkolwiek wątpliwości, co do sposobu wykonywania umowy, powstałych w trakcie jej obowiązywania, umowa na piśmie okaże się na pewno bardzo pomocna. A jeżeli wątpliwości powstaną w związku z realizacją specyficznych obowiązków uzgodnionych przez kwaterodawcę i gościa, taka umowa może być jedynym dowodem na ich uzgodnienie.

Wzór umowy: Pobierz

Źródło: www.wodr.poznan.pl